Herzieningen grondexploitaties, tips en tricks voor de planeconoom

Ieder jaar vinden bij gemeenten de actualisaties en herzieningen van de grondexploitaties plaats. De grondexploitaties worden in ieder geval geactualiseerd naar het nieuwe prijspeil (1 januari van het betreffende jaar) en waar van toepassing worden uitgangspunten herzien c.q. aangepast. Ieder jaar weer veel werk voor de planeconomen binnen een gemeente, terwijl het (reguliere) werk binnen de gebiedsontwikkelingen gewoon doorgaat. Hoe houd je grip op dit proces en hoe bed je dit goed in binnen je organisatie? In deze blog een aantal tips en tricks voor de planeconoom om dit proces van de herzieningen van de grondexploitaties te stroomlijnen.

Werkprocessen op orde

Wanneer er projectmatig gewerkt wordt, is er al veel duidelijk over de status van een project. Iedere fase van een gebiedsontwikkeling wordt afgesloten met een beslisdocument. Voor het grondbedrijf belangrijk om te bepalen of gronden overgaan van de materiele vaste activa (MVA) naar bouwgrond in exploitatie (BIE), of dat er bijvoorbeeld sprake is van een facilitair project.

Door projectmatig te werken zijn ook rollen en taken helder. Bijvoorbeeld: wie is eindverantwoordelijk voor (de financiën van) een grondexploitatie, bij welke afwijking is een ambtelijk opdrachtgever aan zet en is het budgethouderschap voor het bouw- en woonrijp maken belegd bij de civiel-technicus? De planeconoom stelt de kritische vragen, vertaalt de informatie financieel en kan een afweging voorleggen aan de verantwoordelijke.

Een eenvoudig toe te passen, maar vaak onderschat onderdeel van projectmatig werken is archiveren. Als besluiten, nota’s, overeenkomsten en projectopdrachten goed vindbaar zijn, de laatste versies of de ondertekende exemplaren opgeslagen zijn, dan scheelt dat veel onnodig zoekwerk. Doordat personele wisselingen gedurende de looptijd van een gebiedsontwikkeling nu eenmaal een gegeven zijn, neemt het belang van een goed archief toe.

Voorwerk voor de herzieningen grondexploitaties verrichten

Om de werkdruk niet alleen in de eerste maanden van het jaar te hebben, kan al veel werk vooraf worden gedaan. Het opstellen of actualiseren van risicoanalyses is een goed voorbeeld daarvan. Dit zou geen jaarlijks kunstje voor de herzieningen moeten zijn, maar integraal onderdeel van het project. Toch zien we vaak dat de herzieningen worden aangegrepen om ook de risico’s weer eens tegen het licht te houden. Door dit aan het eind van het jaar in samenspraak met het projectteam te doen, ontstaat een goed beeld van de stand van zaken van een project. Dit is vaak de opmaat naar een verklaring voor verschillen met de grondexploitatie van het vorige jaar, zie hiervoor ook onze blog risicomanagement.

Voor de civieltechnische ramingen is de planeconoom vaak afhankelijk van de input van het civieltechnische team. Dit kan heel goed vooraf worden uitgevraagd, maar vraagt wel een goede communicatie en vraagstelling en een kritische houding ten aanzien van het product dat geleverd wordt. Dit vergt een inhoudelijke discussie tussen planeconoom en civiel-technicus.

Het bepalen of laten vaststellen van de grondprijzen en parameters zoals kosten- en opbrengstenstijging voor de prognose kan goed uitgevoerd worden in de laatste maanden van het jaar. Ook het laten uitvoeren van taxaties kan tijdig in gang worden gezet, immers, de warme gronden dienen minimaal eens in de twee jaar getaxeerd te worden. Daarbij zijn taxateurs vaak extra druk in de maand december dus is het advies hier tijdig op te acteren.

Tot slot is het raadzaam om aanpalende beleidsnota’s paraat te hebben, bijvoorbeeld een Woonvisie, economische visie, parkeerbeleid, groennota. Deze sectorale beleidsdocumenten kunnen hun weerslag hebben op de grondexploitaties.

Veranderende regelgeving BBV

Wees alert op het feit dat voor de herziening met ingangsdatum 1 januari 2025 de nieuwste BBV richtlijnen moeten worden toegepast.

De wijzigingen als gevolg van de Omgevingswet traden 1 januari 2024 in werking. Hierbij is het essentieel dat de administratie ingericht wordt op onder andere het onderscheid tussen kostenverhaal en financiële bijdragen. Dit zorgt ervoor dat vorderingen, nog te ontvangen bedragen (activa), voorzieningen en vooruit ontvangen bedragen (passiva) vanuit de facilitaire projecten op de juiste balanspost landen. Over de besteding van de afdwingbare financiële bijdrage moet periodiek verantwoording worden afgelegd.

Verder is het mogelijk om voorbereidingskosten van actieve en facilitaire projecten ook na het vijfde jaar te betrekken in het kostenverhaal of de grondexploitatie. Wel moet voor de kosten een voorziening worden gevormd.

Winstneming is niet toegestaan bij grondexploitaties die een (resterende) looptijd hebben van meer dan tien jaar.

Bij gemengde projecten (zowel een actieve grondexploitatie als een facilitair project) is salderen mogelijk, maar dient de administratieve splitsing te blijven bestaan.

Verantwoording Wbi-uitkering

Nu veel gemeenten te maken hebben met een subsidie als de woningbouwimpuls (Wbi), zal dit ook op de juiste manier verantwoord moeten worden binnen de grondexploitatie. De Wbi-uitkering wordt als voorschot uitgekeerd, maar niet in zijn geheel verantwoord in de grondexploitatie. Naar mate aan de uitkeringsvoorwaarden is voldaan en rekening houdend met het voorzichtigheidsprincipe, kan de gemeente de Wbi-uitkering tussentijds toerekenen aan de grondexploitatie. Voor het resterende tekort behoeft geen voorziening te worden gevormd, maar mag de nog niet toegerekende subsidie ingezet worden als projectfinanciering.

Automatiseren

Door te werken met een systeem voor grondexploitatieberekeningen, kan veel werk geautomatiseerd of gestandaardiseerd worden. Zo bieden verschillende softwarepakketten bijvoorbeeld de mogelijkheid om boekingen automatisch in te lezen, winstnameberekeningen uit te voeren en gestandaardiseerde overzichten te genereren. Een complete consolidatie van de grondexploitatieportefeuille en het toepassen van vastgestelde parameters bespaart veel tijd. Bovendien kunnen projectleiders, accountants, projectteamleden en eventueel wethouders deze systemen raadplegen, waarbij onderscheid gemaakt kan worden in wat wel en niet ingezien mag worden (autorisatieniveau).

Continue en cyclisch  

Het actualiseren van de grondexploitaties is een momentopname, maar dit houdt natuurlijk niet in dat de uitkomst als een verrassing komt. Door gedurende het jaar actief te blijven sturen op gebiedsontwikkelingen, tussentijdse rapportages in te plannen (met bestuur, in het kader van de P&C cyclus of met ambtelijk opdrachtgever) en de macro-economische actualiteit te vertalen naar de lokale situatie, is de herziening slechts een financiële vertaling van de al gemonitorde ontwikkelingen.

Plan, do, check, act

Toch is het herzien van de grondexploitaties iets dat in korte tijd veel vraagt van met name planeconomen. Het is immers vaak onderdeel van de jaarrekening, en de tijd tussen het sluiten van de boeken en het aanleveren van de definitieve cijfers voor de jaarrekening is beperkt. Een korte periode waarin veel informatie verwerkt moet worden.

Een goede planning die gedragen wordt door alle betrokkenen biedt houvast. Harde aanleverdata voor bestuurlijke stukken en de accountantscontrole zijn daarbij leidend. Zorgen voor prioriteitstelling bij het management (ook bij andere disciplines) en het maken van afspraken met het team Financiën maken het proces overzichtelijk.

Is het dan een druk op de knop? Nee, zeker niet. Een goed ingericht proces, automatiseren waar mogelijk, sturen op financiën gedurende het jaar en een goede planning dragen bij aan een minder stressvolle periode. Dit resulteert in een gedegen meerjarenprogramma grondexploitaties (MPG) dat voorgelegd kan worden aan de gemeenteraad.

PAS bv kan een leidende rol vervullen voor het uitvoeren van dit proces op bijvoorbeeld de volgende vlakken:

• Grondbedrijfsprocessen in kaart brengen en optimaliseren.
• Gemeenteraad voorlichten over (de werking van) grondexploitaties in het algemeen en MPG in het bijzonder.
• Uitvoeren van herzieningen en opstellen van meerjarenprogramma grondexploitaties.
• Notitie parameters voor de lokale situatie opstellen.
• Opstellen en actualiseren van risicoanalyses bij grondexploitaties en het inrichten van professioneel risicomanagement.
• Grondprijzen voor uitgifte van gronden laten vaststellen door het bestuur.
• Implementeren van systemen voor grondexploitatieberekeningen.
• Opstellen van civieltechnische ramingen.

Vragen over de actualisaties en herzieningen van de grondexploitaties?

Vragen over de actualisaties en herzieningen van de grondexploitaties? Of wellicht over een ander onderwerp? Neem contact met ons op! PAS bv staat al ruim 30 jaar bekend om een daadkrachtige en heldere aanpak op het gebied van advies planeconomie en gebiedsontwikkeling voor gemeenten, provincie en corporatie. Met hun kennis van de markt en jarenlange ervaring met financiële modellen begeleiden de adviseurs van PAS bv gemeenten, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties op het gebied van planeconomie, gebiedsontwikkeling, grondbeleid en omgevingsrecht. Wilt u samenwerken met PAS bv? Stuur een mail naar info@pasbv.nl of bel naar 0598 61 23 80 voor onze locatie in Groningen of 030 63 53 400 voor onze locatie in Houten.

Geschreven door adviseur Susan Lahpor