Inventarisatie risico’s bij grondexploitaties

Het feit dat risicomanagement bij grondexploitaties vaak nog een onderbelicht onderdeel binnen (gemeentelijke) organisaties is, heb ik al eens beschreven in een andere rubriek genaamd PAS vertelt over risicomanagement. Het belang van uitgebreide en betrouwbare risicoanalyses moge duidelijk zijn! In de blog van mijn collega Lex over het uitvoeren van een gedegen risicoanalyse wordt uitgebreid ingegaan op de manier waarop je een risicoanalyse uitvoert en hoe dat bij kan dragen aan de professionaliteit van een organisatie. Het uitvoeren van een gedegen risicoanalyse begint echter altijd bij de input die je daarvoor verzamelt. Deze blog gaat daarom in op hoe je ervoor zorgt dat je daadwerkelijk alle risico’s en kansen in beeld krijgt die van invloed kunnen zijn op de grondexploitatie van een project.

Risico inventarisatie

Het wel of niet optreden van risico’s bestaat altijd uit onzekere factoren. Het is dan ook een illusie dat je ooit met 100% zekerheid kunt stellen dat je alle risico’s van een project in beeld hebt. Je kan er echter wél voor zorgen dat de risico inventarisatie zo goed en compleet mogelijk uitgevoerd wordt, zodat de kans (zeer) klein wordt gemaakt dat risico’s over het hoofd worden gezien.

Het inventariseren van risico’s is misschien wel de belangrijkste stap bij risicomanagement. Zonder volledige input bestaat er ook geen volledige output. Voor risicomanagement geldt bij uitstek: garbage in = garbage out. Zeker bij de allereerste risicosessie van een nieuw project of nieuwe grondexploitatie is het ten zeerste aan te raden een sessie met de volledige projectgroep te houden. Iedere discipline moet hierbij betrokken worden om niet onnodig bij de start van het project al risico’s over het hoofd te zien. In de beginfase van een project kunnen er bijvoorbeeld (vertragings)risico’s verwacht worden rondom het opstellen en vaststellen van het omgevingsplan of kunnen er nog (nadelige) wijzigingen in het woningbouwprogramma voorkomen waardoor de grondwaarde en daarmee de opbrengstpotentie van de grondexploitatie kan dalen. Overigens hoort bij het inventariseren van risico’s uiteraard ook het inventariseren van mogelijke kansen! Dit wordt helaas nog wel eens vergeten, omdat er te veel op de risico’s gefocust wordt.

Bij het inventariseren van risico’s en kansen kan het helpen om bepaalde thema’s langs te lopen. Je zou dan kunnen denken aan alle onderwerpen en risico’s en kansen die je voor het betreffende project op kan noemen op gebied van financieel economisch, politiek bestuurlijk, juridisch wettelijk, organisatorisch, technisch, maatschappelijk, etc. Door bij ieder thema alle relevante mogelijke risico’s op te noemen, krijg je een compleet beeld van welke risico’s er eventueel zouden kunnen gaan spelen tijdens de ontwikkeling, uitwerking en uitvoering van een project. Daarbij is het natuurlijk wel van belang hier niet in door te slaan en het niet als een sport te zien om zoveel mogelijk risico’s en kansen op te noemen, maar wel realistisch bij de relevante risico’s te blijven.

Risico’s en kansen kwantificeren

Na het inventariseren van alle risico’s en kansen (op basis van risico / gebeurtenis, oorzaak en gevolg) is het tijd om de risico’s te kwantificeren, zodat het ook daadwerkelijk als input gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld een Monte Carlo Analyse waar Lex in zijn blog al over schreef (https://pasbv.nl/risico-inventarisatie/). Daarvoor dien je per risico of kans een kans van optreden in procenten en het gevolg in euro’s uit te drukken. Dit wordt in de praktijk vaak gezien als multi-interpretabel. De ene persoon schat de kans van optreden op 12% in, terwijl een ander persoon het eerder op 16% inschat. Om ellenlange discussies hierover te voorkomen, is het aan te raden om stappen van tien procent aan te houden, dus 10%, 20%, 30% of 40%. Bij een kans van optreden van 50% of hoger is het risico blijkbaar dermate zeker dat je het beter in de grondexploitatie kunt verwerken/opnemen.

Na de risico inventarisatie is het verstandig om aan ieder risico een verantwoordelijke persoon te koppelen. Hij of zij is dan verantwoordelijk voor het bewaken van het risico en vooral het beheersen van het risico met behulp van de beheersmaatregelen. Voor de beheersmaatregelen geldt ook dat ze relevant en vooral meetbaar opgesteld moeten worden (denk aan het SMART-principe). Bij het risico dat je door langere procedures meer plankosten moet maken dan begroot, is een beheersmaatregel als “letten op plankosten” of “minder plankosten maken” natuurlijk geen duidelijke maatregel om het risico te beheersen. Je zal als beheersmaatregel echt specifieker moeten beschrijven hóe je minder plankosten gaat maken, bijvoorbeeld door de projectmanager te laten beslissen om de projectgroep overleggen minder frequent plaats te laten vinden of door kieskeuriger te zijn welke disciplines op welke momenten bij de overleggen aangehaakt moeten worden.

Tot slot zouden de risico’s minimaal eens per jaar geactualiseerd moeten worden, maar zeker bij grote projecten heeft het de voorkeur om dit tweemaal per jaar te doen, zodat je altijd optimaal inzicht en grip blijft houden op de risico’s bij een grondexploitatie! Deze cyclus van het monitoren, beheersen en actualiseren van risico’s is conform de welbekende RISMAN-methode in bovenstaande figuur weergegeven. Vanuit PAS bv zijn wij uiteraard beschikbaar om bij dergelijke risicosessies te ondersteunen of om te helpen bij het doorrekenen van de geïnventariseerde input.

Vragen over Risico inventarisatie of de RISMAN-methode?

Vragen de inventarisatie van risico’s bij een grondexploitatie?  Of wellicht over een ander onderwerp? Neem contact met ons op! PAS bv staat al ruim 30 jaar bekend om een daadkrachtige en heldere aanpak op het gebied van advies planeconomie en gebiedsontwikkeling. Met hun kennis van de markt en jarenlange ervaring met financiële modellen begeleiden de adviseurs van PAS bv gemeenten, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties op het gebied van planeconomie, gebiedsontwikkeling, grondbeleid en omgevingsrecht. Wilt u samenwerken met PAS bv? Stuur een mail naar info@pasbv.nl of bel naar 0598 61 23 80 voor onze locatie in Groningen of 030 63 53 400 voor onze locatie in Houten.