Borging planeconomie en het jaarrekening traject

In drukke tijden makkelijker door de accountantscontrole

Qua werklocaties hebben externe adviseurs zoals wij het geluk dat we op veel plekken komen. Met enige regelmaat zijn wij bij unieke projecten betrokken. En dat door heel Nederland. Van Groningen tot Brabant en van Zeeland door Gelderland. Dat komt omdat PAS bv door heel Nederland zijn opdrachtgevers heeft zitten. Veel van die opdrachtgevers zijn gemeenten. En binnen gemeenteland is de periode van december tot aan nu net even iets drukker dan normaal. Althans voor de planeconoom. De meesten hebben het waarschijnlijk al achter de rug of zitten er nog net in; het jaarrekening traject. Dat is de periode waarin alle grondexploitaties moeten worden geactualiseerd met de laatste boekwaarden en de nieuwste parameters. En uit eigen ervaring kan ik vertellen dat dat een tijdrovende klus is.

Betrouwbaar financieel beeld allesbepalend

Het proces van ontwikkeling en realisatie van een gebied en/of vastgoedproject is veelal een tijdrovende aangelegenheid. De looptijd kan namelijk variëren van twee tot twintig jaar. Bovendien vergt het een hoop investeringen die gemakkelijk tot in de miljoenen euro’s kan oplopen. Binnen dit proces is het de taak van de planeconoom om de financieel-economische kant van de ruimtelijke plannen te berekenen. Hiermee kan een betrouwbaar beeld geschetst worden van het verwachte financiële resultaat van deze ontwikkeling. Met name in de tijd van de jaarrekening ligt de druk bij de planeconoom om de grondexploitaties te herzien, risicoanalyses te maken en vragen van de accountant te beantwoorden.

De uitdaging van de planeconoom

Voor planeconomen is het een grote uitdaging om een goed beeld van de financiële positie te geven t.b.v. het gemeentelijke grondbedrijf. Het lijkt soms een onmogelijke opgave om een goed toekomstbeeld te geven van de grondexploitaties. Ook is het lastig om de accountantsvragen te beantwoorden. Dat komt omdat er rekening gehouden moet worden met:

• Veranderende regelgeving op het gebied van verantwoording en verslaglegging (BBV);
• Actuele problemen binnen gebiedsontwikkeling zoals het stikstofprobleem;
• Mogelijke economische scenario’s die door de coronacrisis zouden kunnen ontstaan.

Hoe om te gaan met planeconomie

1. Zorg voor een zorgvuldig en gestructureerd proces rond het opstellen en het herzien van grondexploitaties

Als het duidelijk is hoe het proces van een grondexploitatie en herziening tot stand komt, waaronder de wijze waarop intern of extern een “tweede lezer” wordt betrokken, zal dit voor de accountant makkelijk zijn om een oordeel te vellen of de uitkomsten betrouwbaar zijn. Ook zorgt een duidelijk proces voor een uniforme aanpak wanneer meerdere planeconomen binnen de gemeente zich bezighouden met herzieningen. Recent heeft PAS bv een uitgebreide werkwijze rond grondexploitaties bij de gemeente Lochem geïmplementeerd. Naast implementatie kan PAS bv ook uw “tweede lezer” zijn en kunnen wij altijd een second opinion voor u uitvoeren op grondexploitaties.

2. Zorg voor een herleidbaar en controleerbaar archief met goede bronverwijzing

Alles valt of staat met een goede onderbouwing van de gegevens. Vaak is de vraag van de accountant niet of de berekening van een scenario goed is, maar welke uitgangspunten er zijn gebruikt en hoe deze tot stand zijn gekomen. Een goede lijst met gehanteerde uitgangspunten en gehanteerde bronnen zijn daarbij van groot belang.

Als bij iedere post helder staat beschreven waar de gegevens vandaan komen dan, kan een tweede lezer binnen de organisatie de getallen sneller herleiden. Dat helpt bij het sneller kunnen beantwoorden van de accountantsvragen. Veelvoorkomende problemen zijn bijvoorbeeld dat door personele wisselingen geen of weinig historie van een project bekend is of staat opgeslagen onder persoonlijke accounts. Belangrijke informatie is daardoor onbereikbaar.

3. Zorg voor een gedegen risicoanalyse

Niemand kan in de toekomst kijken. Zoals gezegd probeert de planeconoom een zo betrouwbaar mogelijk beeld van het verwachte eindresultaat te geven. Daarom is het van belang om een zorgvuldig opgezette gevoeligheidsanalyse en risicoanalyse uit te voeren. Voor diverse gemeenten hebben wij een Corona Impact Analyse mogen uitvoeren. De berekende scenario’s en gehanteerde uitgangspunten worden specifiek met de opdrachtgever besproken. Hierbij houden wij oog voor de lokale aanpak en situaties. De bestuurders en raadsleden moeten hierdoor voldoende zicht en gevoel hebben bij de gehanteerde uitgangspunten. Wederom geldt hier weer dat de verantwoording van de uitgangspunten belangrijker zijn dan de daadwerkelijke berekening van het scenario zelf.

Hulp bij het jaarrekening traject nodig? Schakel PAS bv in!

De specialisten van PAS bv staan altijd klaar om u van dienst te zijn. Dat doen wij op het gebied van planeconomie, gebiedsontwikkeling, grondbeleid en omgevingsrecht. Hulp nodig bij het structuren van dossiers en dossiervorming? Dan bent u bij Planeconomie Adviesbureau PAS bv aan het juiste adres! Door onze jarenlange ervaring kunnen onze adviseurs u perfect begeleiden en van alle benodigde informatie voorzien. Schakel één van de adviseurs van PAS bv in! Stuur een mail naar info@pasbv.nl of bel naar 0598 61 23 80 voor ons kantoor in Groningen of 030 63 53 400 voor onze locatie in Houten.