Een inspirerende samenwerking

Integraal werken, interdisciplinair werken, omgevingsbewust werken, opdrachtgestuurd werken, opgavegericht werken. Het zijn zo maar enkele termen die binnen een gemeente de laatste jaren vaak worden gebruikt. Ze worden gebruikt om een cultuuromslag in te zetten om een verbeterde samenwerking tussen de betrokken medewerkers (planeconoom, projectleider, stedenbouwkundige) van diverse afdelingen en teams (disciplines) op gang te krijgen. De komst van de Omgevingswet speelde daar een belangrijke rol bij, aangewakkerd door de veranderende omgeving en steeds mondiger wordende (digitale) bewoner. De inmiddels bijna 2 jaar durende wereldwijde corona-crisis heeft ook laten zien dat een verdere cultuuromslag noodzakelijk is, omdat ambtenaren meer en meer op afstand samen werken. Als planeconoom ben je een belangrijke spil binnen een project en dat vraagt om een actieve samenwerking en duidelijke communicatie binnen het projectteam. Uiteindelijk draait alles om mensenwerk en de motivatie van de teamleden binnen het project. Mijn motto is dan ook: samen kom je verder! Het tonen van jouw betrokkenheid en het geven en nemen van verantwoordelijkheid kunnen zorgen voor de nodige energie bij je zelf en bij de andere projectteamleden.

10 Lessen en tips voor een goede samenwerking als planeconoom

1. Het begin van elk project is belangrijk: een goed proces is de fundering voor het resultaat
2. Zorg voor een goed ingericht proces en werk volgens een vastgesteld plan van aanpak aan een project
3. Zorg voor het zo snel mogelijk op gang brengen van de samenwerking als planeconoom met het projectteam
4. Zorg voor een open en actieve communicatie. Een relatie, of samenwerking, komt tot stand als beide partijen daaraan werken, planeconoom en de rest van het team. Je doet het niet alleen. Wacht niet af.
5. Inspireer en motiveer elkaar.
6. Zorg dat je je betrokkenheid toont door fysiek/online zichtbaar te zijn.
7. Afspraak is afspraak: doe wat je zegt en zeg wat je doet.
8. Wees open in de mogelijkheden en onmogelijkheden. Zowel van jezelf als vanuit jouw rol.
9. Toon interesse en begrip in andermans vak en werk met een open houding aan oplossingen
10. Winnen is beginnen. Durf echter ook te stoppen als een plan financieel niet haalbaar is. Wees kritisch en realistisch.

Van doelen naar projecten

Eerst even naar wat theorie over doelen en projecten. De samenwerking tussen een planeconoom met de projectleider en stedenbouwkundige, naast de andere betrokken disciplines, ontstaat vanuit een of meerdere (algemene) doelen waar de gemeentelijke organisatie aan werkt.

Als voorbeeld nemen we de gemeente Den Haag die in haar Coalitieakkoord 2019-2022 diverse ambities en doelen heeft geformuleerd. Op pagina 54 is er bij Bouwen en Wonen terug te zien dat de vraag naar woningen voor starters, ouderen, gezinnen, jongeren en studenten enorm is, met betaalbare woningen voorop. De ambitie is om daarom in te zetten op meer woningen voor alle segmenten op de woningmarkt, voor iedereen. Een van de bijbehorende doelen is een jaarlijkse woningproductie van 4.000 woningen of meer per jaar.

Om dit doel te bereiken zijn er diverse mogelijkheden, waarvan het opzetten van een project er één van is. De definitie van Prince2 luidt: “Een project is een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van één of meer producten op grond van een overeengekomen Business Case”.

De Business Case is in dit geval een vastgestelde projectopdracht die is gebaseerd op de doelen en ambities van het Coalitieakkoord. Een project is tijdelijk van aard en heeft een duidelijk begin en een eind. Het eindresultaat is bijvoorbeeld de realisatie van 100 woningen en staat ook beschreven in de Business Case.

Een project is multidisciplinair: er werken verschillende disciplines mee om het project te kunnen laten slagen.

Het project is uniek: het resultaat en de omstandigheden van het project verschillen altijd. Echter betekent dit niet dat je het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Vaak kan je lering trekken uit andere, relatief vergelijkbare projecten.

Het project kent onzekerheden, ook wel risico’s genoemd.

Om het project uit te voeren en te beheersen is het belangrijk om aan goed projectmanagement te doen. Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het project, en het motiveren van de betrokkenheid om de projectdoelstellingen te realiseren binnen de verlangde prestatiedoelen voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico’s (definitie conform Prince2). Het is een misvatting dat een project beheersen en sturen vaak alleen gaat om sturen op ‘blauwe zaken’, zoals tijd, geld en kwaliteit. Het gaat mijn inziens óók over het motiveren van de medewerkers om het project tot stand te brengen.

De sturingsdriehoek van een project

Een project is succesvol als het eindresultaat wordt opgeleverd op tijd, binnen het gestelde budget blijft en volgens de gestelde verwachtingen. Om een project te kunnen aansturen horen daar drie vragen bij:

1. Wat krijg ik? (Kwaliteit)
2. Hoeveel gaat het kosten? (Geld)
3. Wanneer krijg ik het? (Tijd)

Dit zijn drie duidelijke beheersaspecten van een project. Uiteraard zijn er nog meer beheersaspecten. Zelf werk ik het liefste aan de hand van de GROOTICK-aspecten:

• Geld: doelmatigheid, rechtmatigheid en transparantie van de inzet van de gemeentelijke middelen (begroting).

• Risico’s: kansen en bedreigingen met beheersmaatregelen.

• Organisatie: sturingsdriehoek (met stuurgroepen etc.), kernteam en uitvoeringsteam. Gaat ook over capaciteit.

• Omgeving: mogelijke invloeden uit de programmaomgeving (zowel intern als extern).

• Tijd: waarin de uitvoering en ambitie gerealiseerd kan/moet worden.

• Informatie: documentatie beschikbaarheid en (privacy-)veiligheid.

• Communicatie: mate van betrokkenheid van de voor het programma relevante omgeving (de maatschappij).

• Kwaliteit: vooral van de aanpak, het (te) doorlopen proces, maar ook aan welke eisen moet het resultaat voldoen.

[1] Bron: VPNG, Programmasturing als vak. Handreikingen voor gemeentelijke programmamanagers, pagina 57)

In het projectteam moet de projectleider feitelijk alle aspecten beheersen om een project succesvol te laten verlopen, maar tijd is voor hem vaak een belangrijke, omdat hij binnen een afgesproken tijdspad met de bestuurders het project wilt opleveren. De stedenbouwkundige maakt en bewaakt het kwaliteitsaspect. Deze wilt graag een zo mooi mogelijk project opleveren. De planeconoom is de financiële bewaker van het project om het project financieel inzichtelijk te maken. Hij is daarbij het financiële geweten om te bepalen of de gewenste en getekende kwaliteit ook financieel haalbaar is. Maar het blijft niet alleen bij rekenen als planeconoom, het gaat juist ook om proactief adviseren, meedenken en kijken binnen het project naar mogelijkheden. En hoe eerder in het project hoe beter. Daar kom je als planeconoom tot je goed recht binnen een projectteam.

Binnen gebiedsontwikkeling wordt veel al gewerkt met zogenaamde Reken- en tekensessies. In een zo vroeg mogelijk stadium worden ontwerpschetsen en visies van de stedenbouwkundige doorgerekend en getoetst door de planeconoom. Het resultaat van de planeconoom wordt vervolgens weer gebruikt om het ontwerpproces verder te helpen en zo ontstaat een nieuwe ronde van rekenen en tekenen. De projectleider bewaakt dat dit proces niet oneindig blijft doorlopen in tijd en stuurt het geheel dan ook aan en bij. Door dit proces is er een nauwe samenwerking en actieve communicatie gewenst tussen projectleider, stedenbouwkundige en planeconoom.

Het maakt het samenwerken zo leuk, omdat je samen werkt aan een project en daarbij betrokkenheid toont en verantwoordelijkheid biedt en geeft aan elkaar. Als je elkaar daarbij inspireert en samen werkt aan oplossingen binnen de gestelde uitdagingen dan motiveer je elkaar om na te denken over mogelijkheden. Dan ontstaat er een goed werkend team. Dat blijft natuurlijk niet alleen tussen de stedenbouwkundige en planeconoom, maar juist met het gehele projectteam. De verkeerskundige denkt mee over ruimtelijke ingrepen en oplossingen voor de stedenbouwkundige, de beheerder denkt mee over de beheersbaarheid van de openbare ruimte in de praktijk, enzovoorts, enzovoorts.

Groepsdynamiek: betrokkenheid en verantwoordelijkheid tonen in de samenwerking als planeconoom blijkt erg belangrijk

Je kan een project nog zo goed willen sturen volgens een bepaalde managementmethode, zoals Prince2 of GRO(O)TICK, maar uiteindelijk is en blijft het mensenwerk. Binnen het project wordt er door een team van verschillende mensen gewerkt aan een resultaat. Een resultaat komt pas tot stand als er samen gewerkt wordt binnen het project door alle betrokken disciplines. Het gaat om het geven en nemen van vertrouwen, betrokkenheid en verantwoordelijkheid binnen het project en de (tijdelijke) organisatie. Afspraak is afspraak en zeg wat je doet en doen wat je zegt zijn daarbij zaken die helpen vormgeven van deze relatie binnen het project. Inspireer en motiveer elkaar.

Binnen een project bestaan er soms met elkaar in het project conflicterende doelen, zoals het betaalbaar houden van woningen, voldoende parkeerplaatsen, ruimte voor duurzaamheid, ruimte voor groen. Daaruit ontstaat een bepaalde groepsdynamiek. Veel van deze doelen hebben een financiële impact op het project. Als planeconoom ben je de spil in het geheel en overzie je het grotere geheel. Juist de mogelijkheden en kansen die er zijn kunnen leiden tot een beter resultaat en project. Door daar met elkaar in een zo vroeg mogelijk stadium naar te kijken en de doelen en belangen van elk teamlid, uiteraard in het algemeen belang, in beeld te hebben kan je het vertrouwen, de betrokkenheid en de verantwoordelijkheid vergroten.

Daarom vind ik ook echt dat je samen verder komt en vaak sneller en leuker. Want tenslotte ontstaat een resultaat door het functioneren van de tijdelijke organisatie en de mensen die daar binnen samen-werken. Er is geen vastgestelde sleutel tot succes. Succes maak je zelf en met elkaar. En als je elkaar daar bij inspireert en motiveert ben je samen op een leuke manier op weg naar dat resultaat.

Advies nodig? Schakel PAS bv in!

Vragen over de samenwerking als planeconoom, projectleiders en stedenbouwkundige in een project, of wellicht een ander onderwerp? Neem contact met ons op! PAS bv staat al ruim 25 jaar bekend om een daadkrachtige en heldere aanpak op het gebied van advies planeconomie en gebiedsontwikkeling. Met hun kennis van de markt en jarenlange ervaring met financiële modellen begeleiden de adviseurs van PAS bv gemeenten, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties op het gebied van planeconomie, gebiedsontwikkeling, grondbeleid en omgevingsrecht. Wilt u samenwerken met PAS bv? Stuur een mail naar info@pasbv.nl of bel naar 0598 61 23 80 voor onze locatie in Groningen of 030 63 53 400 voor onze locatie in Houten.

[1]: https://www.vpng.nl/media/24018/programmasturing-als-vak-vpng-v13.pdf