Nieuws & blogsProjectdashboard totallink

Veel gemeenten maken gebruik van vele Excel sheets om hun gemeentelijke grondbedrijf te beheren. Waar dit voorheen heel normaal was zien we nu vanuit diverse opdrachtgevers al steeds de omschakeling naar een databasemodel. De reden voor deze omschakeling komt meestal vanuit de accountant die strengere eisen hieraan stelt. De accountant vraagt vaker om een gestandaardiseerde opzet van de modellen waarbij audit-trail duidelijk zichtbaar is. Excel is een zeer goede tool die in elk gereedschapskist moet zitten, maar wanneer je deze gaat beperken beperk je ook de eindeloze mogelijkheden. Daarnaast is er niet de automatische mogelijkheid om de audit-trail zichtbaar vast te leggen. Werk je bij een gemeente waar de GREXEN nog met Excel worden gemaakt en beheerd en deze vraag ook ondertussen wordt gesteld? Lees dan verder waarom je moet overstappen naar een andere methode.

Het succes van Excel

De eerste Windows versie van Excel werd zo’n 35 jaar geleden voor het eerst uitgebracht. Door de jaren heen heeft Microsoft Excel door ontwikkelt tot een zeer krachtig en uitgebreide tool. Excel kan ontzettend goed omgaan met grote hoeveelheden data en kan zich eenvoudig toegang verschaffen tot externe gegevensbronnen. Daarnaast biedt Excel de mogelijkheid om deze data om te zetten tot duidelijke rapportages die tot op cel niveau ingesteld kunnen worden. De flexibiliteit en de mogelijkheden met dit programma zijn eindeloos en daar kunnen veel programma’s niet tegenop. Dit is dan ook meteen de grootste valkuil van het programma. Excel wordt dan vaak ook gebruikt om zakelijke kwesties op te lossen. Het verontrustende is dat de meeste gebruikers geen of zeer weinig training hebben gehad in het gebruik van Excel. Het komt dus voor dat gebruikers niet weten hoe ze een formulefout aan moeten passen als gevolg van een simpele knip en plak actie.

Spreadsheet management is geen database

Spreadsheets zijn standalone eilanden met gegevens. Wanneer meerdere gebruikers met dezelfde spreadsheets werken, doen zich vaak allerlei onvoorziene problemen voordoen. Denk bijvoorbeeld aan grondexploitaties. Iedere planeconoom heeft vaak zijn eigen manier van werken en legt gegevens op zijn eigen manier vast. Denk hier bijvoorbeeld aan grondexploitaties. Zodra deze met alle kosten, opbrengsten en parameters zijn ingevoerd kunnen ze heel goed de eindwaarde en netto contante waarde berekenen. Wanneer u verder wilt analyseren dan moeten vaak aanvullende tabbladen worden aangemaakt waarin deze scenario’s verder worden uitgewerkt dan wel met elkaar worden vergeleken. Nu is dit voor een enkele grondexploitatie makkelijk te doen, maar wordt al lastiger wanneer deze informatie voor gehele portfolio wordt gevraagd. Zeker wanneer dit vanuit meerdere spreadsheets wordt gedaan door verschillende planeconomen met elk hun eigen manier. De oplossing zou kunnen zijn door hiervoor vaste modellen te gebruiken die volledig zijn dichtgezet, maar dat gaat dan weer ten koste van de vrijheid die Excel u biedt. Het ontsluiten op de vaste manier wordt ook wel spreadsheetbeheer genoemd. Spreadsheetbeheer wordt vaak verward met databasemanagement. In veel opzichten en qua concept lijken ze op elkaar, maar ze verschillen op een aantal onderdelen van elkaar.

Een andere manier is door gebruik te maken van een database. Een database is een georganiseerde verzameling gestructureerde informatie of data die doorgaans elektronisch wordt opgeslagen in een computersysteem. De database wordt meestal beheerd door een Database Management System(DBMS). De data en het DBMS worden, samen met de daaraan gekoppelde applicaties, een database systeem genoemd[1]. Met een centrale database wordt data slechts eenmaal ingevoerd en gevalideerd. Omdat de gegevens nu zijn opgeslagen om een centrale locatie kunnen ze ook worden beschermd doormiddel van authenticatie. De beveiliging van de gegevens zorgt ervoor dat personen die toegang hebben de invoer kunnen wijzigen en de wijzigingen worden bijgehouden. Dit vermindert de kans op fouten en garandeert dat de waarde van de gegevens is geborgd. Het grootste nadeel van een databasesysteem is dat wanneer je een wijziging of een specifiek onderdeel voor je GREX wilt implementeren, dan moet dit voor de gehele database worden ingevoerd. Een veel gehoorde klacht  bij databasesystemen is de vele hoeveelheid schermen waarin je doorgaans doorheen moet waardoor je het overzicht, zoals je in Excel wel hebt, kwijt raakt.

Wat is het alternatief?

Met de uitdagingen die voor ons liggen(woningbouw opgave) waarin dit alleen nog maar meer zal worden en er ook steeds meer verantwoording afgelegd zal moeten worden(BBV en accountantscontroles).

Wat is dan het alternatief voor zowel kleine als grote organisaties? Heel kort antwoord: TOTALLINK!

TotalLink is software voor gebiedsontwikkeling en vastgoed. Sinds juni 2021 werkt PAS bv samen met TotalLink en zijn wij de exclusieve reseller van het GREX-model van TotalLink. Het databasemodel van TotalLink bewaakt de betrouwbaarheid van uw grondexploitaties. In het systeem kunnen namelijk geen formules worden overschreven of rekenfouten worden gemaakt. Het model zorgt ervoor dat u altijd met de juiste versie werkt. De historie van de grondexploitaties wordt automatisch opgeslagen waarmee iedere transactie administratief te volgen en te controleren is.

Projectdashboard totallink

TotalLink maakt het mogelijk om personen binnen een organisatie verschillende autorisatierechten toe te kennen. Dit geeft u de mogelijkheid om bijvoorbeeld projectleiders op geautoriseerde wijze toegang te verlenen tot het systeem. Doordat het model alle informatie bewaard, maakt u eenvoudig en snel verschillenanalyses tussen de jaarrekeningen en MPG’s.

TotalLink heeft een vaste interface dat vooraf flexibel is in te richten naar de wensen van de gebruikers. Eenmaal ingesteld kan op een eenduidige manier worden gewerkt met de look en feel van een EXCEL spreadsheet. Ook vanuit TotalLink blijft de mogelijkheid aanwezig om toch EXCEL onderbouwingen te gebruiken of als onderbouw te uploaden.

Geintereseerd in TotalLink?

PAS bv is de exclusieve reseller van het GREX-model van TotalLink. Mocht je interesse hebben in TotalLink, of graag even willen kijken wat TotalLink voor jouw gemeente kan betekenen? Neem dan contact met ons op! Middels een gratis demo of uitleg kunt u ervaren wat de voordelen van het GREX-model voor uw gemeente zijn. Heb je vragen over het GREX-model stel ze dan door contact op te nemen middels te onderstaande button. Of kijk op onze speciale PAS bv en TotalLink pagina waar je meer informatie vind over het GREX-model van TotalLink en hoe PAS bv exclusieve reseller is geworden van dit innovatieve programma. Wil je direct iemand spreken? Bel dan naar 030 63 53 400.

[1] Oracle.com, https://www.oracle.com/nl/database/what-is-database/

[/vc_hoverbox]

Martijn Kooiman

Home > PAS bv Vertelt > Martijn Kooiman over GREX-model TotalLink